5 Whys

Vậy, hỏi gì mới được chứ, tự bản thân mỗi người nhiều khi muốn đặt ra câu hỏi lắm nhưng lại vì nhiều lý do mà câu hỏi đó mãi chưa được thốt ra. Hỏi cũng phải biết cách.

Eric Schmidt - cựu CEO Google - nổi tiếng với câu nói: “Chúng tôi điều hành công ty này dựa vào câu hỏi, không phải câu trả lời".

Theo wikipedia:

5 Whys là một phương pháp phổ dụng được dùng trong quá trình ra quyết định của lãnh đạo để truy tìm nguyên nhân/ kết quả của mỗi sự kiện, vấn đề và hiểu thấu sự kiện, vấn đề đó. Cách hỏi của 5 Whys sẽ cho phép truy vấn được nguyên nhân sâu xa, thực sự của mỗi vấn đề và tìm đến các nguyên nhân thực thụ, có tính gốc rễ.

Kỹ năng này do Sakichi Toyoda đưa ra và đã được sử dụng phổ biến tại Toyota Motor Corporation trong quá trình tìm hiểu và cải tiến hệ thống sản xuất của hãng. Kiến trúc sư của việc cải tiến hệ thống này (Toyota Production System), ông Taiichi Ohno, miêu tả phương pháp này là để "... căn bản của hệ thống tiếp cận mang tính khoa học của hãng Toyota... bằng cách chúng tôi liên tục lặp đi lặp lại câu hỏi Why đến 5 lần và nhanh chóng tìm ra gốc rễ vấn đề để cải thiện."

Tìm hiểu cách mà Taiichi Ohno áp dụng cho Toyota, làm nên thành công của một hãng xe Nhật trên đất Mỹ nói riêng và trên toàn thế giới nói chung, qua bài chia sẻ từ Tri Thức Trẻ: "5 câu hỏi "TẠI SAO": Phương pháp biến vấn đề phức tạp thành đơn giản của vị sếp Toyota"

Taiichi Ohno, một cựu quản lý cấp cao của Toyota cho rằng mỗi khi ông gặp vấn đề phức tạp, ông đều tự hỏi mình 5 câu hỏi "tại sao" từ đó vấn đề trở nên đơn giản hơn nhiều.

Taiichi Ohno - quản lý cấp cao của Toyota

Taiichi Ohno.

Chúng ta ai cũng có lúc gặp khó khăn khi phải giải quyết một xung đột nào đó. Nhưng có một cách rất hiệu quả để giải quyết mọi vấn đề. Và điểm trừ duy nhất của cách này là nó khiến bạn có vẻ như một đứa trẻ đang tham dự một chuyến hành trình dài đầy hứng khởi.

Bí quyết để giải quyết xung đột, theo lời quản lý cấp cao Taiichi Ohno đã quá cố của Toyota, là “hỏi ‘Tại sao’ 5 lần liền”. Nhờ thế, bạn sẽ tiếp cận được nguyên nhân gốc rễ và học được từ khó khăn mà mình gặp phải – do đó tránh lặp lại những hành động ngốc nghếch hoặc thiếu hiệu quả.

Để cách này có hiệu quả, đừng coi xung đột là một cái gì đó tiêu cực vì theo Ohno, “Không gặp vấn đề gì mới là vấn đề lớn nhất”.

Ohno đã sử dụng các ví dụ cụ thể để giải quyết các vấn đề khi chúng xuất hiện ở xưởng sản xuất. Nếu một robot hàn ngừng vận hành, cuộc thảo luận có thể diễn ra như sau:

1. “Tại sao con robot ngừng chạy?” Mạch bị quá tải, khiến cầu chì bị đứt.

2. “Tại sao mạch lại quá tải?” Ổ bi hết dầu, nên nó cứng lại.

3. “Tại sao ổ bị lại hết dầu?” Bộ phận bơm dầu trên robot không bơm đủ dầu.

4. “Tại sao bộ phận đó lại không bơm đủ dầu?” Lỗ hút dầu bị vụn kim loại làm tắc.

5. “Tại sao lỗ hút lại bị vụn kim loại làm tắc?” Vì bơm không có bộ lọc.

Toyota vẫn sử dụng chiến thuật này, nhưng nó đã được áp dụng rộng khắp chứ không chỉ cho lĩnh vực sản xuất xe hơi. Doanh nhân Eric Ries coi đây là một chiến lược đầu tư trong cuốn sách The Lean Startup của mình. Quỹ đầu tư lớn nhất thế giới (Bridgewater) cũng sử dụng nó như một nguyên tắc quản trị chủ chốt.

Phương pháp này có tác dụng vì nó buộc người ta phải hiểu rõ một vấn đề trước khi cố gắng tháo gỡ nó, trái lại nhiều người trong số chúng ta lại chỉ quan tâm đến diện mạo của vấn đề mà thôi: “Kỹ thuật này đặc biệt hữu ích khi giúp ta đào sâu qua lớp dữ kiện và thông tin để tiếp cận lớp cảm xúc, và rốt cuộc đến được với các giá trị và động cơ thực sự thúc đẩy hành động của mỗi người”, nhà tâm lý học Liane Davey cho biết.

Hãy thử đặt mình vào hoàn cảnh sau: Bạn vừa có một bài thuyết trình với PowerPoint, và hơi dài quá thời gian quy định một chút. Khách hàng thì có kế hoạch đã định nên họ không thể nghe được đầy đủ đề xuất của bạn. Khi đó bạn hoặc cấp trên của bạn có thể đặt ra những câu hỏi như thế này:

1. “Tại sao khách hàng không nghe được toàn bộ để xuất của mình?” Vì tôi không có đủ thời gian.

2. “Tại sao anh không có đủ thời gian?” Vì tôi hơi dài dòng khi trình bày các slide.

3. “Tại sao anh lại trình bày dài dòng?” Vì tôi không tập thuyết trình vào đêm hôm trước.

4. “Tại sao anh không tập trước?” Vì tôi bận một số việc với bạn tôi và có nhiều việc phải làm cả ngày hôm qua.

5. “Tại sao anh lại để mình bị vướng bận đúng vào ngày trước một buổi thuyết trình quan trọng?”

Câu trả lời cho câu hỏi thứ 5 có thể khác nhau. Chẳng hạn: “Vì tôi không xác định được mức độ ưu tiên cho các vấn đề trong công việc và cuộc sống”, hay “Vì tôi muốn kiểm soát mọi thứ nên không nhờ người khác giúp giải quyết những việc còn lại”, hoặc “Vì tôi biết mình không giỏi ăn nói, nhưng thay vì nhờ người khác thuyết trình hay giúp tôi rèn luyện, tôi lại tự làm rối beng mọi thứ”.

Dù câu trả lời là gì, thì biết được nguyên nhân gốc rễ gây ra vấn đề đó cũng rất cần thiết nếu muốn giải quyết được vấn đề ấy.

Và nếu chỉ hỏi “tại sao” khiến bạn thấy phiền hà và cảm giác như bị buộc tội, Davey gợi ý đặt ra những câu hỏi khác nhưng ở dạng tương tự: “Làm thế nào mà anh lại trả lời thế?” “Anh đã cân nhắc những yếu tố nào?”, “Ý của anh là gì khi anh nói rằng…?”, hay “Suy nghĩ đó thực ra mang ý nghĩa gì?”.

Tất cả đều có thể gợi ra những câu trả lời có cân nhắc và trung thực mà không đặt người bị hỏi vào thế của kẻ bị buộc tội.

Đôi lúc, cuộc sống đang "ru ngủ" bạn, khiến bạn "tự mãn" với những gì bạn có, bạn không biết ngày mai sẽ đối mặt với những gì, do đó, tự bản thân cần mạnh mẽ, không ngừng học và hỏi, không ngừng hoàn thiện bản thân. Trong những lúc vắng lặng, thoải mái nhất, hãy thử trả lời 1 trong 13 câu hỏi về cuộc đời sau:

Mọi người nhìn thấy tôi khác thế nào so với lúc tôi tự nhìn mình?
Tôi hay ai đã làm tốt hơn ngày hôm nay?
Hành động của bản thân là đúng hay sai?
Nếu đạt được tất cả các mục tiêu, tôi sẽ cảm thấy như thế nào?
Tôi nên dành thời gian để tìm hiểu về điều gì?
Chúng ta đang giải quyết những vấn đề gì?
Tôi đang giải quyết vấn đề trong lĩnh vực nào?
Tôi muốn cuộc sống của mình ra sao trong 5 năm?
Tôi sẽ làm gì nếu tôi không sợ hãi?
Tôi có thể học hỏi những phẩm chất nào? Từ ai?
Điều gì có thể khiến tôi dừng công việc tôi nên làm?
Bạn sẽ là người thầy của tôi?
Những bài học quan trọng nhất mà tôi học được trong cuộc sống là gì?

Hãy áp dụng cách của Taiichi Ohno - vị sếp Toyota mỗi câu hỏi là một hoàn cảnh, “hỏi ‘Tại sao’ 5 lần liền” để chính bạn đối mặt với bản thân, tìm đến nguyên nhân gốc rễ vấn đề, biết được khó khăn mà mình hiện đang gặp phải lúc này, tránh lặp lại hành động thiếu hiệu quả vào ngày hôm sau.

Hãy luôn nhớ "Học để thành công, học để giàu".

>> Vì sao những người đội sổ trong lớp lại giàu nhanh, thành sếp lớn, giỏi kiếm tiền hơn bạn?